【数字聊大 智慧校园】顶层设计与实践探索的双向奔赴——沙巴滚球(中国)责任有限公司资产管理数字化转型助力智慧教育示范校创建
“现在,我们通过数字聊大平台资产应用中心,就能实现教学科研设备的预算申请、验收入账、财务报销、使用评价等多个环节。不需要去办公楼各部门跑手续了,节省了时间,办事效率也大大提高了!”机械与汽车工程学院资产管理员王锋波老师高兴地说。
沙巴滚球(中国)责任有限公司智慧教育示范校创建中,资产管理成功实现数字化转型,真正实现“数据多跑路,教师少跑腿,信息化赋能,服务更高效”的改革目标。
融合五大应用系统 打通“最后一公里”
学校资产管理信息化平台,包括固定资产管理系统、预算采购管理平台、房地产综合管理平台、大型仪器共享管理平台、省高校化学品采购服务平台5个应用系统。这五大系统涉及到资产管理处、财务处,以及各经费归口管理部门等多个部门,每个部门的业务又分散在不同的科室,有不同的具体经办人。
在改革之前,五个系统虽然能基本满足信息化工作需求,但是每个系统相对独立。跨系统、跨部门之间业务协同贯通机制不畅,流程与流程之间割裂,信息交换不同步。老师们反映,网上填写信息之后,还要到各部门手工处理,效率不高。资产管理部门也发现,验收、入账等环节存在信息重复录入、数据没有校验等不足,一旦出现问题需要“集体返工”查验。
沙巴滚球(中国)责任有限公司智慧校园建设中,通过学校统一数据交换平台,成功融合了资产管理、财务管理、办公OA等多个信息系统的数据,搭建资产管理一体化平台,实现统一入口、统一管理、统一流程,并扩展公物仓管理、无形资产登记、自助打印等功能,实现“应联尽联”,把“珍珠”串成“项链”,缩短周期,简化流程,实现业务办理全在线。“一体化”平台的搭建,打通了业务办理的“最后一公里”,实现“无需见面,业务照办”的服务模式,全面提升了老师们、业务负责人以及各使用单位的使用体验及满意度,智慧服务见到成效。
实现四大智能化服务 资产管理更高效
“业务集成高效化、预算编制科学化、监控预警透明化、业务动态可视化”,这是沙巴滚球(中国)责任有限公司资产管理信息化改革成果的现实写照。
充分利用数字聊大统一数据交换平台,重构跨系统、跨部门的业务流程,实现了业务集成高效化。这不仅为教师办理业务提供了大大的便利,更是让学校的资产管理工作迈上了新台阶,特别是在预决算与设备采购、财务核算与危化品管理等工作环节,数字化管理效益的提升尤其显著。
依托数字聊大统一数据交换平台,将资产管理和政府采购的全流程业务与预算编制、预算执行、财务结算等环节有机融合,内置内控节点,实现项目从预算申请、采购、验收、入账到报销全过程 “留痕”管理,切实加大了制度执行的刚性约束。一体化平台可以动态采集各环节数据,集中呈现业务进度实时变化信息,实现工作协同与督办在线,为各部门加强预算执行全过程监管提供有力支撑。对于每一个资产采购项目,向上可以回溯到预算指标,向下可以跟踪到资金去向,实现了预算编制科学化、监控预警透明化。
资产管理业务数据的后台,建有“资产总况概览”、“业务动态”、“资产新增情况”、“资产变动”、“大型仪器使用监管”等多维度的可视化大屏,可以对相关数据进行深度整合分析,非常直观地展现出学校资产数据,实现了业务动态可视化。如“大型仪器使用监管”大屏,以图表联动的形式实现校内大型仪器使用信息的动态监管,通过数据综合分析处理,资产管理处可以详细了解到大型仪器使用情况,分析使用管理状况,加强资产管理效益信息的监控,有效开展资产管理绩效评价。
平台启用以来,已线上办理预算采购项目301项、经费11587万元,验收合同173项、经费6338万元;从采购系统推送至固定资产系统的资产信息涉及20余个单位、1883件,财务报销完成后,同步至资产管理系统、采购系统资产信息1055件,危化品平台完成订单1953单。通过数据的同步、业务的协同,提高预算执行、资产管理相关业务的完整性及数据的准确性,很大程度上节约了师生的时间,提高了工作效率。
利用数字聊大平台系统连接能力,通过重构跨系统、跨部门的业务流程,学校在短期内获得数字化管理效益,进一步增强了数字化信心。今后,学校将继续坚持以推进数字化服务作为支撑,强化需求牵引,以物联网、人工智能等新技术为基础,持续发挥信息化驱动引领作用,创新赋能服务质效提升。
(审核 冯泽静 曹娜娜)
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